Clientes

El directorio de clientes sirve para dos cosas: poner una venta a nombre de alguien (sale en el ticket) y dejar listos los datos de identificación para la facturación del futuro.

Pueden usarlo el administrador y los usuarios de Ventas.

El consumidor final

Toda venta arranca a nombre de CONSUMIDOR FINAL (documento CC 222222222222, el estándar en Colombia para el cliente de mostrador que no da datos). Es un cliente que el programa crea y cuida solo: no se puede editar ni desactivar, y no necesitas hacer nada para usarlo — si no eliges cliente, la venta queda a su nombre.

Crear un cliente

En la pantalla Clientes → Nuevo cliente:

• Nombre y documento — obligatorios. El documento empieza en cédula (CC); cámbialo a NIT u otro si aplica. Escribe solo el número: si es NIT, el dígito de verificación (DV) se calcula solo y aparece en un recuadro al lado mientras escribes (no hay forma de guardarlo mal). El programa no deja registrar dos clientes con el mismo documento.
• Teléfono, dirección y correo — opcionales.
• Cupo de crédito — opcional: el máximo que ese cliente puede llegar a deber. Vacío = sin tope; cero = no fiarle (ver Créditos).

También puedes crear un cliente rápido (nombre, documento y teléfono) sin salir de la pantalla de venta.

¿Vienes de otro programa con cientos de clientes?

No los teclees uno por uno: en Ajustes → Respaldo → «Traer datos desde Excel» puedes cargarlos todos de una vez, con su cupo de crédito incluido. Paso a paso en Importar desde Excel.

Departamento y municipio

Debajo de la dirección hay dos listas: primero el departamento y después el municipio. Son los códigos oficiales del DANE, que son los que piden la DIAN y las retenciones — por eso no es un campo de texto libre.

Las dos traen buscador (hay 1.122 municipios en el país: escribe tres letras) y están encadenadas: elige primero el departamento y la lista de municipios se arma sola. Si cambias de departamento, el municipio se limpia, para que nunca quede uno que no corresponde.

Son opcionales. Si vendes al mostrador y no los necesitas, deja los dos vacíos y el cliente se guarda igual. También puedes llenar solo el departamento.

Los nombres van en mayúscula

Aparecen como los publica el DANE: verás «SANTIAGO DE CALI», que es el nombre oficial de Cali, y «BOGOTÁ, D.C.». No es un error del programa — es lo que debe ir en un documento fiscal.

Buscar y editar

El buscador encuentra por nombre, teléfono o documento (con o sin puntos). El lápiz de cada fila abre el cliente para corregir sus datos.

Desactivar: cuando un cliente ya no aplica, se desactiva — no se borra, porque sus ventas quedan en la historia. Los inactivos se ven atenuados y no aparecen al vender; puedes reactivarlos cuando quieras.

Vender a nombre de un cliente

1. En Vender, toca el nombre del cliente (arranca en CONSUMIDOR FINAL) encima del medio de pago.
2. Busca y elige el cliente (o créalo ahí mismo con Nuevo cliente).
3. El nombre queda visible en la venta actual; la X vuelve a consumidor final si te equivocaste.
4. Cobra normal. El ticket sale con el nombre y el documento del cliente.

La venta queda ligada al cliente para siempre — incluso si después lo editas o lo desactivas, la historia no cambia.

Clientes y proveedores: un solo directorio

Un mismo negocio puede ser cliente y proveedor a la vez (le compras y le vendes). El programa lo maneja como un solo contacto con los dos roles: si registras un proveedor con un NIT que ya tenías como cliente (o al revés), se reutiliza la misma ficha en lugar de duplicarla, y sus datos quedan sincronizados.

Pantalla «Terceros» (solo administrador)

El administrador tiene una pantalla extra, Terceros, que muestra a todos —clientes y proveedores— en una sola lista con su rol. Ahí puedes crear un contacto y marcar si es cliente, proveedor o ambos. Las pantallas Clientes (Ventas) y Proveedores (Inventario) siguen funcionando igual para cada rol.