Configura tu negocio

Esta es la pantalla Ajustes del menú. Todo lo de aquí es del administrador. Los usuarios de ventas o inventario no pueden cambiar la configuración.

Negocio y ticket

Nombre, NIT, teléfono, dirección y el mensaje de agradecimiento que sale al final del ticket. Debajo del agradecimiento puedes poner una línea adicional del pie con algo que quieras en todos los tickets — por ejemplo «Cambios dentro de 8 días presentando esta factura»—; si es larga, se parte en varios renglones y no se recorta. (Para un comentario que cambia en cada venta —una garantía, un serial— usa la nota de la factura al cobrar: ver Vender.) También el WhatsApp para reportes (con indicativo, ej. 573155554433): el número al que el botón WhatsApp de Reportes envía el resumen del día. La vista previa del ticket se actualiza mientras escribes, así ves exactamente cómo quedará impreso. También puedes activar la propina sugerida si tu negocio la usa.

Renglón adicional en el ticket (opcional): un segundo renglón centrado bajo el nombre del negocio — úsalo para la segunda parte de un nombre largo que no cabe en una línea, o para un eslogan («Todo para su obra»). Sale en el ticket impreso y en el PDF; si lo dejas vacío no ocupa espacio. Lo puedes cambiar cuando quieras, también con los datos fijados (ver abajo).

Logo del negocio: elige una imagen con Elegir logo y activa Imprimir logo en el ticket. El logo sale arriba, al lado del nombre del negocio (en blanco y negro, compacto para no gastar papel). Consejos: usa un logo simple y con fondo transparente o blanco (los logos con muchos detalles o degradados no se ven bien en impresión térmica). La vista previa te muestra cómo quedará. Puedes quitarlo cuando quieras.

También puedes activar Permitir vender sin stock: con esta opción cobras aunque no queden unidades del producto (útil si vendes servicios o domicilios, o si no llevas un inventario estricto). El inventario puede quedar en negativo, como aviso de que vendiste más de lo que tenías registrado. Apagada (lo normal), la venta te avisa cuando no hay suficiente stock.

Exigir caja abierta para vender viene encendido: sin un turno de caja abierto no se cobra, así cada venta queda dentro de un turno y el cierre siempre cuadra contra algo. La pantalla de Vender avisa cuando la caja está cerrada y ofrece abrirla ahí mismo. Apágalo solo si tu negocio no lleva el control de caja.

Fijar los datos del negocio

El nombre del negocio y el NIT dicen quién factura en cada ticket. Cuando estén correctos, toca Guardar y fijar datos del negocio… — el programa te muestra cómo quedarán y te pide confirmar. Desde ese momento solo esos dos quedan fijados (se ven deshabilitados con un candado).

Todo lo demás lo sigues cambiando tú, cuando quieras y sin llamar a nadie: el renglón adicional, el teléfono, la dirección, el logo, el mensaje de agradecimiento, el WhatsApp de reportes, la impresora y los interruptores. ¿Te mudaste o cambiaste de número? Lo corriges y tocas Guardar cambios.

¿Te equivocaste en el nombre o en el NIT? Contacta a soporte de Cetech (el número está en la pantalla de inicio): tras verificar que eres el dueño, te envían un archivo de desbloqueo que eliges en el botón Desbloquear… de esa misma pantalla. El archivo sirve una sola vez y solo en tu equipo; corriges los datos y los vuelves a fijar.

¿Por qué se fijan el nombre y el NIT?

Porque tu licencia de Cetech Manager es para tu negocio: el nombre y el NIT son los que aparecen en cada ticket como quien vende, y no deberían cambiar por un error de dedo. El teléfono, la dirección y el logo cambian en la vida normal de una tienda, por eso quedan libres.

El contacto de soporte de Cetech que ves en la pantalla de inicio viene con el programa; si algún día cambia, lo verás al actualizar a una versión nueva.

Resolución de facturación (DIAN)

Si la DIAN ya te autorizó una resolución, escríbela aquí y saldrá impresa al pie de cada ticket:

Campo	Qué escribir
Número de la resolución	El número largo que aparece en el documento
Fecha de la resolución	Cuándo te la expidieron (dd/mm/aaaa)
Prefijo	Las letras antes del número, si tu resolución las tiene (FV)
Vence el	Hasta cuándo vale (dd/mm/aaaa)
Numeración desde / hasta	El rango de números que te autorizaron

El programa te avisa antes de que se te acabe. Cuando queden 100 números del rango o falten 30 días para el vencimiento, al cobrar te sale el aviso para que pidas la nueva a tiempo. La venta se registra igual: nunca se bloquea el mostrador por un trámite.

Si no tienes resolución, deja todo en blanco: no se imprime nada.

Esto no es facturación electrónica

Aquí se imprime la resolución que ya tienes. El programa no envía tus ventas a la DIAN — el documento equivalente POS electrónico es otra cosa y todavía no lo tenemos. Si te lo están exigiendo, escríbenos.

Impresora

Cetech Manager imprime en impresoras térmicas de 58 u 80 mm (las de rollo, tipo POS).

1. Conecta e instala la impresora en Windows (con el driver del fabricante).
2. En Ajustes → Impresora aparece la lista de impresoras instaladas: elige la tuya y el ancho del papel.
3. Toca Imprimir página de prueba. Debe salir con tildes y eñes correctas.

¿Tu rollo es de 58 o de 80 mm? La página de prueba te lo dice

La impresora no le avisa al programa qué rollo tiene puesto. Si el ancho configurado no es el del papel, cada renglón se parte en dos y la tirilla sale desordenada, sin ningún mensaje de error.

Para salir de dudas, mira la regla numerada que trae la página de prueba:

        10        20          32
.........|.........|...........|

• Si la regla llega completa hasta el último número (32 con papel de 58 mm, 48 con papel de 80), el ancho está bien.
• Si se corta antes o se parte en dos renglones, tu rollo es del otro ancho: cámbialo en Ajustes → Impresora y vuelve a imprimir la prueba.

La misma página te dice, en palabras, qué número buscar y a qué ancho cambiar.

El cajón monedero

Si tu cajón monedero va conectado a la impresora térmica (el cable que sale del cajón a la impresora), el programa lo puede abrir solo:

1. En Ajustes → Impresora, activa Abrir el cajón monedero al cobrar.
2. Toca Probar el cajón. Si abre, listo.
3. Si no abre, cambia el Pulso del cajón por el que traiga el manual de tu impresora y vuelve a probar. Si no estás seguro, deja el que está: es el de casi todas.

El cajón se abre solo cuando la venta lleva efectivo, también si pagaron una parte en efectivo y otra por transferencia. Con transferencia, tarjeta o crédito no se abre, porque no hay nada que guardar. Para abrirlo sin vender, en Caja queda el botón Abrir cajón.

Guardar el ticket como PDF (sin impresora)

Si todavía no tienes impresora — o quieres el ticket como archivo para enviarlo por WhatsApp o correo — elige «Guardar como PDF» en la lista de impresoras. Cada ticket queda como un PDF con el mismo contenido del ticket impreso. Al cobrar, el aviso te muestra la ruta exacta del archivo guardado.

Carpeta de documentos

Todos los documentos que el programa escribe van a una sola carpeta (de fábrica, Documentos → CetechManager), con una subcarpeta por tipo que se crea sola: Tickets para los tickets en PDF y Cotizaciones para los PDF tamaño carta de la pantalla Cotizar. Toca Cambiar… para elegir otra raíz (por ejemplo, una carpeta que respaldes tú mismo); debajo se muestra la ruta exacta donde está cayendo cada tipo. Si venías de una versión anterior con carpetas separadas ya personalizadas, esas rutas se respetan hasta que elijas la carpeta nueva.

La impresora nunca daña una venta

Si la impresora falla o se queda sin papel, la venta ya quedó guardada. Solo se avisa que el ticket no salió; puedes volver a tocar Imprimir ticket ahí mismo, o reimprimirlo después desde la pantalla Ventas (ver cómo).

El código del producto en la tirilla

Cada renglón de la tirilla puede salir como «ARR-500 Arroz Diana 500g», con el código adelante. Ayuda al cliente que viene a reclamar y a quien busca el producto en la bodega.

Tres opciones, en esta misma pestaña:

• Mostrar el código del producto — enciéndelo o apágalo. Viene encendido.
• Cuál código — el código interno (el tuyo, el que le pusiste al producto) o el código de barras (el que viene en la caja). Viene con el interno, que es el que dictas por teléfono.
• Si ese código falta, usar el otro — algunos productos tienen solo uno de los dos. Encendido, el programa usa el que haya; apagado, el renglón sale sin código. Apágalo si necesitas que salga exactamente el que elegiste, por ejemplo para leerlo con un lector.

En papel de 58 mm

El renglón no alcanza para el código y un nombre largo a la vez, así que el nombre se recorta. El código nunca se pierde: identificar el producto pesa más que leer su nombre completo.

Las ventas viejas

Las ventas registradas antes de actualizar salen sin código: el programa no guardaba ese dato entonces y no se lo inventa.

Espejo (varias cajas)

Si tu licencia incluye el espejo multiterminal, en esta pestaña lo enciendes y ves la dirección para conectar otras cajas del local. La guía completa está en Varias cajas (espejo). Sin la función en la licencia, la pestaña se ve con candado 🔒 y explica cómo conseguirla.

Usuarios

Cada persona que usa el programa tiene su usuario con PIN propio de 4 dígitos y un rol:

Rol	Puede
Administrador	Todo: vender, inventario, caja, clientes, reportes, anular ventas, configuración
Ventas	Vender, cotizar, manejar la caja, los clientes y los créditos, consultar el catálogo
Inventario	Productos, proveedores y entradas de mercancía

• Crear: botón Nuevo usuario — nombre, rol y PIN.
• Editar: el lápiz de la fila. Ahí también le cambias el PIN a alguien que lo olvidó (escribe uno nuevo; si lo dejas vacío, conserva el actual).
• Desactivar: cuando alguien sale del negocio. El usuario desaparece del ingreso pero nunca se borra — sus ventas quedan en la historia. Puedes reactivarlo después.

Permisos a la medida

El rol es el punto de partida, no una camisa de fuerza: al crear o editar un usuario de Ventas o Inventario verás la lista de Permisos con interruptores, prellenados según el rol. Ahí decides exactamente qué puede hacer esa persona — por ejemplo, dejar que tu vendedora de confianza anule ventas o vea los reportes sin volverla administradora, o quitarle la caja a quien solo atiende el mostrador.

• Las pantallas y botones aparecen o se esconden solos según los permisos de quien ingresó.
• Los usuarios con permisos distintos a los de su rol se marcan «Permisos propios» en la lista.
• El administrador siempre lo puede todo (sus permisos no se tocan) y gestionar usuarios es solo suyo — nadie más puede crear o editar cuentas.
• Si vuelves a marcar exactamente lo del rol, el usuario regresa a la normalidad.

Quien toma pedidos pero no cobra

Si en tu negocio varias personas atienden y una sola cobra, marca a quien atiende «Cotizar y tomar pedidos» y déjale «Cobrar ventas» apagado. Con eso:

• Su pantalla de venta funciona igual, pero el botón de abajo dice «Pasar a caja»: arma el pedido y se lo manda al cajero.
• En Cotizar, el cajero ve la lista de «Pedidos por cobrar», elige uno y lo cobra con el carrito ya cargado.
• Cada pedido se cobra una sola vez: al facturarlo sale de la lista.

Es el caso típico de la ferretería o el almacén con mostrador largo. Ver Cotizaciones para el detalle del flujo. Recuerda que cada equipo cuenta como una caja en tu licencia — Varias cajas.

Ajustar los permisos de cada usuario viene incluido en tu programa, sin pagar nada aparte: por ejemplo, a quien vende y además recibe la mercancía le prendes «Entradas de stock» y listo. Si antes lo veías con candado 🔒, desde esta versión ya no está.

Reglas que el programa cuida solo: no puedes desactivarte a ti mismo, siempre debe quedar al menos un administrador activo, y la cantidad de usuarios activos depende de lo que permita tu licencia (si necesitas más, pide una ampliación a tu vendedor — ver Licencia más abajo).

Reconectar con Cetech

Si tienes el paquete Online, en el recuadro de funciones en línea hay dos botones: «Probar conexión», que te dice si hay internet, y «Reconectar», que vuelve a presentar este equipo ante Cetech con la licencia que tiene puesta ahora.

Úsalo cuando reinstalaste el programa, lo restauraste en un computador nuevo o Cetech te cambió la licencia. Antes eso pasaba solo, pero podía tardar días en un equipo tranquilo; ahora es un toque. Si no hay internet te lo dice y no cambia nada.

Licencia

En Ajustes → Licencia ves los datos de tu plan y el código de este equipo, que es lo que tu vendedor de Cetech necesita para ampliarte el programa.

• Licencia de: el nombre de tu negocio.
• Funciones incluidas: lo que trae tu plan (por ejemplo, WhatsApp o los reportes de días anteriores).
• Usuarios permitidos y Soporte: cuántos usuarios activos puedes tener y hasta cuándo va tu soporte. Aunque el soporte se venza, el programa sigue funcionando igual — lo único que no vas a poder es instalar versiones nuevas (ver abajo).
• Código de este equipo: tócalo en Copiar código para enviárselo a tu vendedor.

Actualizar a una versión nueva

Debajo del soporte aparece la versión que tienes instalada. Cuando salga una más reciente, verás un aviso al lado — y también te lo recordamos al abrir el programa y al cerrar la caja. Nunca en medio de una venta.

1. Toca Descargar. El programa trae la actualización y comprueba que esté completa y que de verdad sea nuestra.
2. Cuando termine, el botón cambia a Cerrar e instalar. Tócalo cuando no tengas una venta a medias: Cetech Manager se cierra para poder instalar.
3. Sigue el instalador y vuelve a abrir el programa. Tus datos no se tocan.

Las versiones nuevas van con la suscripción al día

Instalar una versión nueva necesita que tu suscripción esté vigente. Si se venció, el programa te sigue avisando de que salió una —para que sepas que existe y que hay algo que renovar— pero el botón Descargar no aparece.

Tu programa no se apaga nunca. La versión que tienes instalada te sigue funcionando igual, con suscripción o sin ella. Para instalar la nueva, habla con tu vendedor de Cetech y renuévala.

Nada se instala solo

Son dos pasos a propósito: descargar no instala nada, y el programa nunca se cierra sin que tú lo pidas. Si prefieres esperar, el aviso sigue ahí mañana.

Si no tienes internet, el aviso simplemente no aparece y el programa funciona igual. Y si el aviso te dice que hay una versión nueva pero no te deja descargarla, pídesela a tu vendedor de Cetech: se la entregamos a mano.

Ampliar tu plan (más usuarios o nuevas funciones)

1. En Ajustes → Licencia, toca Copiar código y envíaselo a tu vendedor de Cetech, diciéndole qué quieres (más usuarios, activar WhatsApp, etc.).
2. Él te envía un archivo license.lic nuevo (por WhatsApp, correo o USB). Guárdalo en tu equipo.
3. Vuelve a Ajustes → Licencia, toca Activar nueva licencia… y elige ese archivo.
4. El programa se reinicia y ya tienes lo nuevo.

Sin internet y sin perder nada

Ampliar tu licencia no necesita internet ni reinstalar el programa. Tus productos, ventas y datos no se tocan — solo se aplican tus nuevas funciones.

Comunicación con Cetech

Una vez al día, si hay internet, tu equipo le avisa a Cetech qué licencia tiene y en qué versión del programa está, junto con la versión de Windows. Sirve para que soporte sepa con qué estás trabajando y te avise si te quedaste en una versión vieja.

No se envían tus ventas, productos, clientes ni ningún dato de tu negocio. En Ajustes → Licencia, en la tarjeta Comunicación con Cetech, ves cuándo salió el último aviso y, con Ver qué se envía, exactamente lo que sale. Sin internet no pasa nada: el programa funciona igual y el aviso sale otro día.

Respaldo

Ver la guía completa en Respaldos.

Acerca de

Abajo en el menú de Configuración aparece la versión instalada (por ejemplo, Cetech Manager v1.3.0). Tenla a la mano cuando hables con soporte.