Inventario

Aquí viven tus productos, proveedores y las entradas de mercancía. Pueden usarlo el administrador y los usuarios con rol Inventario.

Agregar un producto

Botón Agregar producto:

• Nombre y categoría — como lo buscas al vender.
• Se vende: por unidad, por peso (kg) o como servicio (sin inventario). Si es por peso, el precio y el costo son por kilo y el stock se lleva en kilos (acepta decimales, ej. 25,5). Si es un servicio (domicilio, mano de obra, recarga…), no lleva stock y el precio que pongas es solo una sugerencia: al cobrar podrás ajustarlo.
• Proveedor — puedes crear uno nuevo sin salir del formulario.
• Precio de venta y costo — el costo es lo que te cuesta a ti; con él el reporte calcula tu ganancia. Siempre en pesos completos, sin centavos.
• Impuesto — el IVA del producto si aplica, con botones rápidos (0, 5, 8 % para comida y restaurantes, 19 %) o el valor que escribas. Queda guardado por producto, listo para el futuro de facturación.
• Stock inicial — cuántas unidades tienes hoy.
• Códigos de barras — pasa el producto por el lector dentro del campo y el código queda escrito. Un producto puede tener varios códigos.

Editar un producto

El lápiz de cada fila abre el producto con sus datos para corregir nombre, categoría, proveedor, precios, impuesto o códigos.

El stock no se edita a mano

Las unidades solo cambian por entradas de stock y por ventas. Así las cuentas siempre cuadran: cada unidad que entró o salió tiene su registro. Si el stock real no coincide, registra una entrada con la diferencia.

Categorías

Arriba en Inventario tienes el botón Categorías: crea, renombra u oculta las categorías con las que agrupas tus productos (ej. Bebidas, Aseo). También puedes crear una categoría nueva sin salir del formulario del producto, con el botón + al lado del selector.

Proveedores

Los proveedores tienen su propia pestaña Proveedores (la usan el administrador y el rol Inventario): crea o edita proveedores con teléfono y NIT (el dígito de verificación se calcula solo), y actívalos o desactívalos según los uses. Si un proveedor tiene un NIT que ya registraste como cliente, se reutiliza la misma ficha (queda como cliente y proveedor) en vez de duplicarla. El administrador los ve a todos —clientes y proveedores— en la pantalla Terceros.

No se borran, se ocultan

Una categoría o proveedor no se borra: se oculta/desactiva. Los productos que ya la tienen conservan su etiqueta; la categoría oculta solo deja de aparecer cuando elijes categoría en un producto nuevo. Así ninguna venta o producto viejo pierde su información.

Entradas de stock

Cuando llega mercancía: botón Entrada de stock, eliges el producto, cuántas unidades llegaron, a qué costo y de qué proveedor. Las unidades y el costo del producto se actualizan al instante.

Hay dos tipos de entrada:

• Compra (con factura): la mercancía que le compras a un proveedor. Puedes anotar el número de factura del proveedor (opcional) y elegir el proveedor.
• Carga inicial (sin factura): para cargar lo que ya tenías cuando empezaste a usar el programa, o para ajustar el inventario. No pide factura y el costo es opcional.

El stock solo sube con entradas y baja con ventas

No se edita a mano (ver el aviso de arriba). Si necesitas cargar tu inventario de arranque, usa una carga inicial.

Historial de movimientos (kardex)

Cada producto guarda su historia. En la lista de Inventario, el botón del reloj (junto al lápiz) abre los movimientos de ese producto:

• Saldo inicial — las unidades con las que quedó registrado el producto al crearlo.
• Entradas — cada entrada de stock, con su tipo (compra o carga inicial), el proveedor, el número de factura y el costo.
• Ventas — cada venta que sacó unidades (en negativo).
• Anulaciones — cuando anulas una venta, el stock vuelve; aparece como un movimiento en positivo con la fecha en que anulaste.

A la derecha de cada movimiento está el saldo: cuántas unidades quedaban después de ese movimiento. El último saldo coincide con el stock que tienes hoy, así puedes seguir el rastro y cuadrar el inventario cuando algo no cuadre.

Solo lectura

El historial no se edita: es el reflejo fiel de lo que pasó. Los servicios no tienen historial porque no llevan inventario.

Alertas de stock bajo

Los productos con pocas unidades se marcan en la lista y cuentan en el reporte del día, para que pidas mercancía antes de quedarte sin qué vender. Los productos agotados se ven apagados en la pantalla de venta.

Si tienes activada la opción «Permitir vender sin stock» (Configuración → Negocio) y vendes más de lo que tenías registrado, el inventario queda en negativo y el producto se marca en rojo como «Sobrevendido», tanto en la lista de inventario como en la pantalla de venta. Es un aviso de que hay que cuadrar ese producto: registra una entrada de stock (carga inicial) con las unidades que de verdad tienes.

Precios que no dañan la historia

Cuando cambias un precio o un costo, las ventas ya registradas no cambian: cada venta guardó el nombre, el precio y el costo que el producto tenía en ese momento. Tus reportes viejos siguen contando la verdad.