Inventario

Aquí viven tus productos, proveedores y las entradas de mercancía. Pueden usarlo el administrador y los usuarios con rol Inventario.

Cómo está organizada la pantalla

Arriba hay tres botones:

• Entrada de mercancía — reúne las cuatro formas de registrar lo que llega: a mano, por factura (varios productos de una vez), leyendo el XML de la factura electrónica o leyendo un Excel del proveedor. Ahí mismo está Ver entradas, para consultar las que ya registraste.
• Más — lo que se usa de vez en cuando: Categorías, Cargar imágenes y Catálogo web.
• Agregar producto.

Debajo, el buscador —que encuentra por nombre, código, referencia del fabricante o ubicación—, el filtro de categoría y una fila de filtros rápidos: Todos · Stock bajo · Agotados · Sobrevendidos y, a la derecha, Ocultos.

La lista muestra 50 productos por página. Abajo verás «Mostrando 1-50 de 4.587» y los números de página, así puedes volver justo a donde ibas.

Toca un producto para ver todo lo suyo

No necesitas abrir «Editar» para consultar un precio, un costo o dónde está guardado: toca la fila y se abre su ficha. Ver ya no es lo mismo que editar, así que no hay riesgo de guardar algo sin querer.

La ficha del producto

Al tocar un producto se abre su ficha, con tres partes:

• Resumen — precios (venta, instalador y mínimo), costo, existencias, ubicación, categoría, proveedor, referencia, códigos e impuesto.
• Movimientos — el historial de entradas y ventas de ese producto, y quién hizo cada una.
• Historial — quién ha editado el producto, cuándo y qué le cambió, con el valor de antes y el de después: «Precio de venta: $ 29.750 → $ 32.000».

Abajo están los botones de Editar, Receta, Ocultar y, para el administrador, Borrar.

Agregar un producto

Botón Agregar producto:

• Nombre y categoría — como lo buscas al vender.

• Se vende: por unidad, por peso (kg), por metro cuadrado (m2), por metro lineal (m) o como servicio (sin inventario). Si es por peso o por medida, el precio y el costo son por kilo / por m2 / por metro y el stock se lleva en esa unidad (acepta decimales, ej. 25,5). Los productos por m2 (acrílico, vidrio, madera…) piden el ancho y el alto en metros al vender y el programa calcula el área solo. Si es un servicio (domicilio, mano de obra, recarga…), no lleva stock y el precio que pongas es solo una sugerencia: al cobrar podrás ajustarlo.

• Proveedor — puedes crear uno nuevo sin salir del formulario.

• Precio de venta y costo — el costo es lo que te cuesta a ti; con él el reporte calcula tu ganancia. Siempre en pesos completos, sin centavos.

• Precio instalador y precio mínimo (opcionales) — si vendes a precios distintos según quién compra (público vs maestro/instalador), guarda aquí los niveles: al cobrar o cotizar aparecen como botones rápidos en el cuadro de precio. El mínimo además es un piso: el programa no deja vender ni cotizar ese producto por debajo, ni siquiera con descuento. El orden se cuida solo: mínimo ≤ instalador ≤ precio de venta.

• Impuesto — el IVA del producto si aplica, con botones rápidos (0, 5, 8 % para comida y restaurantes, 19 %) o el valor que escribas. Sale discriminado en la tirilla y en el resumen del día: el precio que marcas ya lo lleva incluido, y el programa lo despeja para mostrarlo. Si lo dejas en 0, la tirilla no muestra ningún renglón de IVA.

• Stock inicial — cuántas unidades tienes hoy.

• Códigos de barras — pasa el producto por el lector dentro del campo y el código queda escrito. Un producto puede tener varios códigos.

• Código interno (obligatorio) — tu propio código para cada producto: por ejemplo ACR-3MM. Es obligatorio al crear un producto nuevo (así siempre tienes una referencia tuya, útil sobre todo para lo que no trae código de barras: materiales, granel, servicios). Se busca y se escanea igual que un código de barras, no puede repetirse con ningún otro código, y cada producto lleva máximo uno. Los productos que ya tenías sin código se pueden seguir editando sin él.

  ¿Numeras tus productos? Que el programa lleve la cuenta

  Si usas códigos como 0001, 0670, 3040, enciende «Numerar los códigos internos en consecutivo» en Ajustes → Negocio y ticket. Desde ahí, cada producto nuevo llega con el siguiente número ya puesto —el más alto que tengas, más uno— y debajo del campo te dice de cuál viene, por si quieres cambiarlo. Respeta el formato que ya usas: si tus códigos van con cuatro cifras, el propuesto también.

  No rellena los huecos que dejen los productos borrados: siempre sigue del más alto, que es lo que se ve al mirar tu lista ordenada. Si tienes códigos con letras mezclados, esos se saltan y el programa te dice cuántos. Y si prefieres poner los códigos a mano, deja el ajuste apagado y nada cambia.

• Referencia del fabricante (opcional) — la que viene impresa en la caja, como DS-2CE70D0T-PTLXTS. Es distinta del código interno: el código interno lo pones tú, la referencia la pone quien fabricó el producto, y es la que el cliente te dicta por teléfono. Se busca igual que el nombre: escribe la referencia en el buscador de Inventario o al vender y el producto aparece. Se guarda tal como la escribes —no se pasa a mayúsculas— porque en muchas referencias las mayúsculas y minúsculas distinguen un modelo de otro.

Editar un producto

El lápiz de cada fila abre el producto con sus datos para corregir nombre, categoría, proveedor, precios, impuesto o códigos.

El stock no se edita a mano

Las unidades solo cambian por entradas de stock y por ventas. Así las cuentas siempre cuadran: cada unidad que entró o salió tiene su registro. Si el stock real no coincide, registra una entrada con la diferencia.

Fotos de los productos

Cada producto puede llevar una foto. Se ve al buscarlo y ayuda a que un cajero nuevo no se equivoque entre dos empaques parecidos.

De a uno: al agregar o editar un producto, el recuadro Imagen te deja elegir el archivo. El programa guarda una copia reducida, así que no importa que la foto original sea pesada.

Cargar muchas fotos de una vez

Si tienes cientos o miles de productos, ponerles foto de a una es inviable. Para eso está el botón Cargar imágenes (arriba en Inventario):

1. Pon todas las fotos en una carpeta.
2. Nómbralas con el código del producto: la foto del producto con código 0001 se llama 0001.jpg. Sirve tanto el código interno como el código de barras — usa el que te quede cómodo.
3. Pulsa Cargar imágenes, elige la carpeta y listo.

Al terminar te dice cuántas entraron, cuántas reemplazaron una foto anterior, y cuáles no entraron y por qué (casi siempre porque ningún producto tiene ese código, o porque el archivo está dañado).

Aquí sí puedes corregir y repetir

A diferencia de importar el catálogo, esto no es todo o nada: las fotos buenas entran aunque alguna falle. Arregla los nombres de las que quedaron por fuera y vuelve a cargar la misma carpeta — las que ya estaban simplemente se vuelven a poner igual, no se dañan ni se duplican.

Solo en el computador principal

Si tienes varias cajas, las fotos se cargan desde el computador principal, que es donde viven los datos.

Importar productos (migrar de otro programa)

¿Vienes de otro programa y tienes muchos productos? No los cargues uno por uno. Puedes descargar una plantilla, llenarla en Excel y subir todo tu catálogo de una vez, con validación fila por fila.

Está en Ajustes → Respaldo → «Traer datos desde Excel», porque es algo que se hace una sola vez. Mientras tu inventario esté vacío también aparece aquí en Inventario, para que lo tengas a mano el primer día.

👉 Guía completa en Importar desde Excel: columnas de la plantilla, recomendaciones para llenarla bien, cómo se leen los errores y qué hacer para la primera carga. Ahí mismo está cómo importar tus clientes y proveedores.

Categorías

Arriba en Inventario tienes el botón Categorías: crea, renombra u oculta las categorías con las que agrupas tus productos (ej. Bebidas, Aseo). También puedes crear una categoría nueva sin salir del formulario del producto, con el botón + al lado del selector.

Proveedores

Los proveedores tienen su propia pestaña Proveedores (la usan el administrador y el rol Inventario): crea o edita proveedores con teléfono y NIT (el dígito de verificación se calcula solo), y actívalos o desactívalos según los uses. Si un proveedor tiene un NIT que ya registraste como cliente, se reutiliza la misma ficha (queda como cliente y proveedor) en vez de duplicarla. El administrador los ve a todos —clientes y proveedores— en la pantalla Terceros.

No se borran, se ocultan

Una categoría o proveedor no se borra: se oculta/desactiva. Los productos que ya la tienen conservan su etiqueta; la categoría oculta solo deja de aparecer cuando elijes categoría en un producto nuevo. Así ninguna venta o producto viejo pierde su información.

Entradas de stock

Cuando llega mercancía: botón Entrada de stock, eliges el producto, cuántas unidades llegaron, a qué costo y de qué proveedor. Las unidades y el costo del producto se actualizan al instante.

Precios con decimales

Si vendes por metro, kilo o metro cuadrado, el precio puede llevar hasta tres decimales: escribe 1.234,567 con coma. En el teclado numérico, la tecla del punto escribe la coma sola. Vale para Precio de venta, Costo, Precio instalador, Precio mínimo y el costo de una entrada.

Lo que el cliente paga sigue saliendo en pesos redondos: 3,5 metros a $ 1.234,567 son $ 4.321, y la tirilla imprime «3,5 x $ 1.234,567» para que la cuenta cuadre si él la multiplica.

Para elegir el producto no hace falta bajar por toda la lista: al abrirla puedes escribir y buscar por el nombre o por cualquiera de sus dos códigos —el tuyo y el de barras—, que aparecen delante del nombre para que los confirmes contra la factura del proveedor. Lo mismo en la entrada por factura, al corregir una línea de una factura leída (XML) y al elegir los ingredientes de una receta.

Hay dos tipos de entrada:

• Compra (con factura): la mercancía que le compras a un proveedor. Puedes anotar el número de factura del proveedor (opcional) y elegir el proveedor.
• Carga inicial (sin factura): para cargar lo que ya tenías cuando empezaste a usar el programa, o para ajustar el inventario. No pide factura y el costo es opcional.

Cada entrada queda registrada con su número de orden (por ejemplo, OC-0001), en orden de llegada.

¿La pagaste de contado o quedaste debiendo?

En cualquier entrada con factura eliges Contado o Crédito. Si es a crédito, puedes anotar cuándo se vence; si el proveedor no te puso plazo, deja la fecha vacía y queda como «Crédito · sin plazo». Lo vuelves a ver en Entrada de mercancía → Ver entradas, junto al proveedor y el número de factura.

Una carga inicial no lo pregunta: es lo que ya tenías en la tienda, no hay a quién deberle.

El programa te avisa: al entrar y al cerrar la caja te recuerda las facturas que se vencen esta semana o que ya se vencieron, y cuánto suman. Nunca te interrumpe mientras vendes.

Cuando la pagues, tócala en Ver entradas y queda marcada como pagada con la fecha — así deja de avisarte. Si te equivocas, tócala otra vez y vuelve a quedar pendiente. En Reportes también verás «Por pagar a proveedores» mientras haya algo pendiente.

Esto lo ve quien pueda ver reportes: el administrador y a quien se lo concedas. El cajero no ve lo que el negocio debe.

El programa no lleva cuentas por pagar: no hay saldos ni abonos parciales. Una factura está pagada o no lo está.

Entrada por factura (varios productos de una vez)

¿Llegó una factura con muchos productos? No los registres uno por uno: el botón Entrada por factura abre un formulario con el proveedor y el número de factura una sola vez, y debajo una lista de líneas — producto, cantidad y costo por línea, con Agregar línea para sumar todas las que necesites y el total del lote visible. Al registrar, o entra todo o no entra nada: si algo está mal, ninguna línea queda a medias.

• ¿Te subió el precio el proveedor? Súbelo ahí mismo. Cada línea tiene, al final, un campo para el precio de venta nuevo. En gris te muestra lo que cuesta hoy («Hoy: $ 6.000»), y si escribes otro precio, el producto queda con ese precio al registrar la factura. Si lo dejas vacío, el precio no se toca — que es lo normal: que suba el costo no siempre significa cambiar la venta.
  • El cambio queda en el historial del producto (en su ficha), con el precio de antes y el de después, para que después se pueda responder «¿desde cuándo vale esto?».
  • El campo solo aparece si tu usuario puede administrar el catálogo. Quien solo registra entradas de mercancía puede meter la factura, pero no cambiar precios.
• ¿Un producto de la factura no está registrado todavía? Toca Crear producto ahí mismo: se abre el formulario de producto y, al guardarlo, vuelves a tu factura tal como la dejaste, con el producto nuevo ya en una línea.
• Cada línea conserva su número OC propio, y en la lista de entradas las líneas de una misma factura se ven marcadas como Lote ×N.

Ver las entradas registradas

El botón Entradas (arriba, junto a Categorías y Proveedores) abre la lista de todas las entradas: número OC, fecha, producto, proveedor, cantidad, costo y factura. El buscador encuentra por producto, proveedor, número de factura o número de OC — útil para responder «¿cuándo llegó esto y a qué costo?».

El stock solo sube con entradas y baja con ventas

No se edita a mano (ver el aviso de arriba). Si necesitas cargar tu inventario de arranque, usa una carga inicial.

Buscar el producto sin bajar la lista

En las dos formas de registrar entrada, el desplegable de producto trae un buscador arriba: escribe parte del código o del nombre y la lista se reduce sola. Con un catálogo grande, esto es la diferencia entre transcribir una factura en cinco minutos o en veinte.

Cada producto se ve como «ARR-500 · Arroz Diana 500g» —el código adelante— para que lo confirmes contra el papel que tienes en la mano.

Un par de comodidades: no hace falta poner tildes (escribe maiz y encuentra «Arepa de maíz») y puedes teclear partes sueltas en cualquier orden (arroz diana encuentra «Arroz Diana 500g»). Si no aparece nada, el programa te lo dice en vez de dejarte una lista vacía.

Leer la factura de tu proveedor (XML)

¿Te llegó mercancía y la factura trae muchos renglones? No los teclees. Si tu proveedor te manda la factura electrónica (el archivo XML, el que suele llegar por correo junto al PDF), el programa la lee por ti.

Arriba en Inventario, el botón Leer factura (XML) te pide el archivo. Al elegirlo verás cada renglón de la factura con el producto de tu inventario que le corresponde, ya propuesto.

Cada renglón viene marcado para que sepas de qué fiarte:

Marca	Qué significa	Qué hacer
Automático	Lo reconoció con seguridad	Solo verifica de reojo
Sugerido	Se parece, pero revísalo	Confirma o cambia el producto
Nuevo	No lo encontró en tu catálogo	Elige el producto o déjalo sin asignar

Puedes cambiar el producto de cualquier renglón, y ajustar la cantidad y el costo. Ojo con esto: la cantidad y el costo van en la unidad con la que TÚ vendes. Si el proveedor te factura 5 cajas de 24 unidades, y tú vendes por unidad, la cantidad es 120 y el costo es el de una unidad.

Cuando esté todo bien, pulsa Confirmar entrada. Ahí —y solo ahí— entra al inventario, todo junto o nada. Los renglones que dejaste sin producto asignado simplemente no entran.

La segunda factura sale casi sola

Cuando confirmas, el programa se acuerda: aprende que ese código de ese proveedor es ese producto tuyo. La próxima factura del mismo proveedor ya llega emparejada, y solo tienes que revisar y confirmar. Entre más la uses, menos trabajo te da.

Mientras tanto, nada se mueve

Leer la factura no toca tu inventario. Puedes abrirla, mirarla y cerrarla sin miedo: el stock solo cambia cuando pulsas Confirmar entrada.

Si tu proveedor no manda XML: leer la factura desde un Excel

Muchos proveedores no mandan la factura electrónica, pero sí una tabla en Excel con lo que te despacharon. El botón Leer factura (Excel), en el mismo menú, la lee igual.

1. Di de quién es la factura: el nombre del proveedor, su NIT y el número de la factura. El NIT importa más de lo que parece: es con lo que el programa se acuerda de los códigos de ese proveedor, así que la próxima factura suya sale emparejada sola.
2. Elige la hoja. Tiene que estar guardada como CSV (en Excel: Archivo → Guardar como → CSV). Si prefieres, el botón Descargar plantilla te da el formato con dos ejemplos, y se la puedes pedir así al proveedor.
3. Revisa y confirma, exactamente igual que con el XML: las mismas marcas Automático · Sugerido · Nuevo, la misma advertencia sobre la unidad, y nada entra hasta que pulses Confirmar entrada.

Lo que la hoja necesita, como mínimo, son tres columnas: Descripción, Cantidad y Costo unitario. Las demás —Código, Unidad, IVA, Código de barras— ayudan pero son opcionales.

No tienes que arreglarle el archivo al proveedor

• Los encabezados los reconoce como vengan: «Cant» o «Cantidad», «Vr unitario» o «Costo unitario», «Ref» o «Código». Tampoco importa el orden de las columnas.
• El IVA lo entiende escrito de las dos maneras: 19, 19% o 0,19.
• Las filas que no son productos se saltan solas: subtotales, totales, notas al pie o filas a medias. No tienes que borrarlas.
• El costo con decimales se respeta: 1234,56 entra como $ 1.234,56, no como $ 1.235.

Si la hoja no se puede leer —porque no tiene encabezados en la primera fila, o porque ninguna fila trae descripción, cantidad y costo—, el programa te lo dice y no entra nada.

Historial de movimientos (kardex)

Cada producto guarda su historia. Toca el producto en la lista y abre la pestaña Movimientos de su ficha:

• Saldo inicial — las unidades con las que quedó registrado el producto al crearlo.
• Entradas — cada entrada de stock con su número (OC-0001), su tipo (compra o carga inicial), el proveedor, el número de factura y el costo.
• Ventas — cada venta que sacó unidades (en negativo), con su número (FV-0001) y el nombre del cliente.
• Anulaciones — cuando anulas una venta, el stock vuelve; aparece como «Anulación de FV-0001» en positivo, con la fecha en que anulaste.

Cada movimiento dice quién lo hizo. A la derecha está el saldo: cuántas unidades quedaban después de ese movimiento. El último saldo coincide con el stock que tienes hoy, así puedes seguir el rastro y cuadrar el inventario cuando algo no cuadre.

Solo lectura

El historial no se edita: es el reflejo fiel de lo que pasó. Los servicios no tienen historial porque no llevan inventario.

Alertas de stock bajo

Los productos con pocas unidades se marcan en la lista y cuentan en el reporte del día, para que pidas mercancía antes de quedarte sin qué vender. Los productos agotados se ven apagados en la pantalla de venta.

Si tienes activada la opción «Permitir vender sin stock» (Ajustes → Negocio y ticket) y vendes más de lo que tenías registrado, el inventario queda en negativo y el producto se marca en rojo como «Sobrevendido», tanto en la lista de inventario como en la pantalla de venta. Es un aviso de que hay que cuadrar ese producto: registra una entrada de stock (carga inicial) con las unidades que de verdad tienes.

Dónde está guardado cada producto

En el formulario del producto hay un campo Ubicación. Escríbelo como lo llames tú —«Estante A3», «Bodega - fondo», «Vitrina 2»—: no hay formato obligatorio.

Lo importante es que se busca desde el buscador de arriba: escribe «estante a» y te salen todos los que están ahí. Con el cliente al frente, eso es la diferencia entre ir a buscar y adivinar.

Si vienes de otro programa

La plantilla de Excel trae la columna Ubicación, así que puedes llenarla toda de una vez en lugar de producto por producto. Ver Importar desde Excel.

Ocultar y borrar un producto

Los dos están al pie de la ficha del producto.

Ocultar deja de mostrar el producto al vender, en la lista y en tu página web, pero conserva todo su historial. Es lo que se usa cuando dejas de trabajar una referencia. Para volver a verlos, usa el filtro Ocultos de la lista; desde ahí puedes mostrarlos de nuevo.

Borrar es solo del administrador, y el programa mira primero si el producto tiene movimientos:

• Si nunca se movió —lo creaste por error hace un rato— se borra por completo y su código interno queda libre otra vez.
• Si ya tiene ventas o entradas, no se puede borrar sin descuadrar tus reportes, y el programa te lo dice con números: «tiene 23 ventas y 4 entradas». En su lugar te ofrece ocultarlo.

Un producto oculto sigue ocupando su código

Si escondes un producto y luego intentas crear otro con el mismo código interno, el programa te avisa de cuál se trata y te ofrece volver a mostrarlo en vez de crearlo de nuevo.

Quién hizo qué

La pestaña Historial de cada producto lleva la cuenta: quién lo creó, quién lo editó, qué campo cambió y con qué valores, y quién lo ocultó o lo volvió a mostrar.

No registra las veces que alguien abre el producto y guarda sin cambiar nada: solo lo que de verdad cambió.

Precios que no dañan la historia

Cuando cambias un precio o un costo, las ventas ya registradas no cambian: cada venta guardó el nombre, el precio y el costo que el producto tenía en ese momento. Tus reportes viejos siguen contando la verdad.

Recetas (preparados)

Necesita el módulo de recetas

Si tu plan no lo incluye, verás el botón con un candado. Pídeselo a tu vendedor de Cetech.

Si vendes almuerzos, jugos, hamburguesas o pan, lo que vendes no es lo que compras: vendes un plato y se te va el arroz, el pollo y el aceite. Una receta le dice al programa qué lleva cada plato, para que al venderlo se descuente solo lo que de verdad se gastó.

Armar la receta

En la lista de Inventario, el botón del plato (junto al reloj y al lápiz) abre la receta de ese producto. Agrega un renglón por ingrediente:

• Ingrediente — cualquier producto de tu inventario. No puede ser un servicio ni otro preparado.
• Cantidad — cuánto lleva UNA porción, en la unidad del ingrediente. Si la carne se compra por kilo y el plato lleva 150 gramos, escribe 0.150.

Abajo verás en vivo cuánto te cuesta cada porción y para cuántas te alcanza con lo que hay hoy en bodega.

Qué cambia al venderlo

• En la lista y en la pantalla de venta, el preparado no muestra unidades sino «Alcanza para 12»: las que permiten sus ingredientes.
• Manda el ingrediente que primero se acaba. Si te quedan 3 panes, la hamburguesa alcanza para 3 aunque tengas carne para veinte.
• Al vender uno, cada ingrediente baja de su propio inventario, y queda anotado en el historial de ese ingrediente como «Preparado».
• Si devuelves o anulas la venta, los ingredientes vuelven.

Al preparado no se le entra inventario

Un preparado no tiene existencias propias: no le registres entradas de stock. Cuando compres mercancía, regístrala en los ingredientes — la hamburguesa se recalcula sola.

Por lo mismo, un preparado no tiene historial de movimientos propio: el rastro está en el kardex de cada ingrediente, que es donde se descuenta de verdad.

Dejar de ser preparado

Abre la receta, quita todos los ingredientes y guarda. El producto vuelve a manejar su propio inventario, con las unidades que tenía antes: nunca se perdieron.