Cotizaciones y pedidos

Aquí están las dos pantallas que arman un documento antes de cobrarlo: Cotizar y Pedidos. Se parecen y no son lo mismo, así que si buscas «Pedidos» estás en el sitio: tienen su propia sección más abajo.

La pantalla Cotizar sirve para darle a un cliente un precio por escrito sin registrar una venta: no descuenta inventario, no toca la caja ni entra en los reportes. Pueden usarla el administrador y los usuarios de Ventas. La pantalla Pedidos tiene su propio permiso, así que puedes darle a alguien la de pedidos sin darle la de cotizar, o al revés.

Armar una cotización

Funciona como la pantalla de venta: busca o escanea productos a la izquierda y arma la lista a la derecha. Con tres diferencias:

• El precio de cada línea se puede cambiar: toca el precio en la lista y escribe el que quieras ofrecer (por ejemplo, un precio especial por cantidad). El precio de tu catálogo no cambia — solo el de esa cotización.
• Puedes cotizar productos agotados: una cotización no compromete inventario, así que puedes ofrecer mercancía que está por llegar.
• Cantidades grandes sin sumar de a una: igual que al vender, toca el número de la cantidad (entre el − y el +) y escríbela directamente — hasta 999.999 unidades, que es justo lo que hace falta cuando cotizas por mayor.
• Cliente, vigencia y notas se piden al final, al tocar Cotizar: se abre una ventana donde eliges el cliente (arranca en CONSUMIDOR FINAL, tócalo para ponerle nombre propio), defines cuántos días vale la oferta (de fábrica, 15 días), agregas un descuento o notas si quieres (condiciones, tiempos de entrega…) y confirmas con Crear cotización. Mientras armas la cotización, el panel de la derecha es solo para los productos.

Queda registrada con su número (por ejemplo, COT-0001).

Entregarla al cliente

Después de crearla tienes tres salidas:

• Guardar PDF — el documento formal en tamaño carta, con el membrete de tu negocio (logo, NIT, dirección, teléfono), el número, la fecha, la vigencia, el cliente y la tabla de precios. Perfecto para enviarlo por WhatsApp o correo. Se guarda en la carpeta que elijas en Ajustes → Impresora (de fábrica, Documentos → CetechManager → Cotizaciones).
• Imprimir tirilla — la misma cotización en tu impresora térmica, marcada claramente como «No es factura de venta».
• Pasar a venta — cuando el cliente diga que sí (ver abajo).

Pasar a venta

Toca Pasar a venta (en la pantalla de éxito o desde el historial) y el carrito de Vender se carga con los productos de la cotización, listo para cobrar.

Se cobra el precio que cotizaste

Al pasar a venta se respeta el precio que quedó en la cotización — el que el cliente aceptó — aunque desde entonces le hayas subido el precio al producto.

Si algún producto cambió de precio, la ventana de cobro te lo dice y trae un interruptor: «Respetar los precios de la cotización». Apágalo para cobrar el precio de hoy. Eso solo lo puede hacer el administrador y queda registrado con los dos precios, porque es cobrarle al cliente algo distinto de lo que se le ofreció.

Un producto que agregues al cobrar, y que no estaba en la cotización, va al precio de hoy como en cualquier venta.

Historial

El botón Historial muestra las cotizaciones recientes con su estado: Vigente (todavía vale), Vencida (se pasó la fecha) o Facturada (ya se cobró, y te dice en qué venta). Busca por cliente o por número (COT-0001), o filtra por Por cobrar para ver solo las que faltan. Al tocar una se abre su detalle, desde donde puedes volver a guardar el PDF, imprimir la tirilla o pasarla a venta — incluso si ya venció.

Cuando el cliente no volvió

Una cotización que nadie viene a comprar se queda en «Por cobrar» para siempre — vencerse no la saca, a propósito, porque un pedido de la semana pasada se cobra igual.

Para cerrarla, ábrela en el Historial y toca Descartar. Sale de «Por cobrar» y del aviso, pero no se borra: sigue en el historial marcada como Descartada, y puedes reutilizarla cuando quieras. Si te equivocaste, el mismo botón dice Volver a pendientes.

El programa te avisa

Al entrar y al cerrar la caja —nunca mientras vendes— te dice cuántas cotizaciones se vencieron sin cobrarse y cuánto suman. Es para que decidas: llamar al cliente y rescatar la venta, o cerrarlas.

Ese aviso lo ve quien tiene el permiso de ver reportes. Al cajero no le aparece: es seguimiento comercial, no trabajo de mostrador.

¿Reutilizar o pasar a venta?

Se parecen y hacen cosas distintas:

• Pasar a venta cobra esa cotización, con el precio que le prometiste al cliente aunque el del inventario haya cambiado. Al cobrarla, sale sola de «Por cobrar».
• Reutilizar crea una nueva con los mismos productos — sirve cuando el cliente repite el pedido del mes pasado—, así que la original sigue pendiente. Si lo que quieres es cerrar la vieja, usa «Pasar a venta» o «Descartar».

Reutilizar funciona igual con los pedidos, y la copia sigue siendo un pedido: queda con su propio número PED- y el original no se toca. También puedes reutilizar uno ya cobrado, que es justamente el caso de siempre — el cliente vuelve y pide lo mismo.

En el Historial eliges qué estás mirando con los botones de arriba: Historial completo, Sin cobrar, Cobradas o Descartadas.

Los pedidos ya no salen en esta pantalla. Cotizar es de cotizaciones. Si buscas un pedido, está en la pantalla Pedidos (su propio «Historial», con los mismos cuatro botones), y los que faltan por cobrar los tienes en Venta → «Ver pedidos».

Pedidos a caja: varios atienden, uno cobra

Si tienes varios equipos tomando pedidos y una sola caja, el administrador puede darle a cada persona solo lo suyo en Ajustes → Usuarios (permiso «Cotizar y tomar pedidos» sin «Cobrar ventas»):

• Quien atiende arma el pedido en la pantalla de venta como siempre, pero su botón dice «Pasar a caja». Al tocarlo, el pedido queda guardado y le aparece al cajero.
• Al pedido se le puede poner el nombre del cliente: encima del botón «Pasar a caja» aparece a quién va, y al tocarlo eliges o creas el cliente. Así el cajero no tiene que preguntar de quién era cada pedido.
• Al cajero le avisa la propia pantalla de Venta: cuando llega un pedido le sale arriba una franja que dice cuántos están esperando, con un botón «Ver pedidos» para cobrarlos ahí mismo — sin cambiar de pantalla y sin tener que estar pendiente. Ver Vender.
• Esa franja es ahora su única puerta: los pedidos ya no salen en Cotizar. Toca «Ver pedidos», pulsa Cobrar en la fila y el carrito le queda cargado; arriba del botón le dice qué pedido está cobrando. Y si buscas uno viejo por número o por nombre, está en el «Historial» de la pantalla Pedidos.
• Quien toma pedidos tiene su propio historial. En la pantalla de Pedidos, arriba del carrito, el botón «Historial» lista todos los que ha tomado —cobrados o no— y cada uno trae «Reutilizar» para volver a armarlo sin teclear nada. Si ya tenías algo en el carrito te pregunta antes de reemplazarlo.
• Cada pedido se cobra una sola vez. Al facturarlo sale de la lista. Si alguien alcanzó a abrirlo en otra caja, al intentar cobrarlo le avisa en qué venta quedó — así nunca se cobra dos veces sin que nadie se dé cuenta.

Cada equipo cuenta como una caja

Cuatro equipos tomando pedidos más la caja son cinco cajas en tu licencia. Escríbenos antes de instalarlos para ampliarla — ver Varias cajas.

Las cotizaciones no se editan

Como las ventas, una cotización queda escrita en piedra: si el cliente pide cambios, haces otra (toma un minuto) y la vieja queda en el historial. Así nunca hay dudas de qué se le ofreció a quién.