Importar desde Excel (migrar de otro programa)

¿Vas a empezar a usar Cetech Manager y ya tienes tus productos y tus clientes en otro programa, en Excel o en un cuaderno? No los cargues uno por uno: usa las plantillas de importación para subirlos todos de una vez.

Todas viven en Ajustes → Respaldo → «Traer datos desde Excel», con tres botones: Importar productos, Importar clientes e Importar proveedores (solo el administrador y los usuarios con rol Inventario).

¿Por qué en Ajustes y no en Inventario?

Porque es algo que se hace una sola vez, al llegar de otro programa — no todos los días. Está junto a «Exportar datos (CSV)», que es su pareja natural.

Mientras tu inventario esté vacío, el botón Importar desde Excel también aparece en la pantalla de Inventario, para que no tengas que buscarlo en tu primer día. Cuando ya tengas productos, desaparece de ahí y queda solo en Ajustes.

Se hace en el equipo principal

Si trabajas con varias cajas, las importaciones solo funcionan en el equipo principal (el que guarda los datos). Desde una caja secundaria el programa te lo dirá.

Importar productos

Piénsalo como una sola preparación

Llenar bien la plantilla toma un rato, pero es una sola vez. Después el inventario queda listo y solo lo ajustas con entradas y ventas del día a día.

Los tres pasos

1. Descargar la plantilla. En la ventana «Importar», toca Descargar plantilla y elige una carpeta. Se guarda un archivo llamado plantilla-productos.csv. Ábrelo con Excel (o el programa de hojas de cálculo que uses).
2. Llenarla. Una fila por producto, debajo de los encabezados. La plantilla trae dos filas de ejemplo para que veas el formato — puedes borrarlas o escribir encima. Cuando termines, guarda el archivo manteniendo el formato CSV (si Excel te pregunta «¿mantener este formato?», di que sí).
3. Importar. Vuelve a «Importar» → Elegir archivo e importar y selecciona el archivo. El programa revisa todo antes de guardar nada (ver Todo o nada abajo).

Las columnas de la plantilla

Columna	¿Obligatoria?	Qué va aquí
Nombre	✅ Sí	El nombre con el que buscas el producto al vender. Ej. Arroz Diana 500g.
Código interno	✅ Sí	Tu propio código para el producto (ej. ARR-500). Debe ser único: no se puede repetir en dos filas ni chocar con un producto que ya tengas. Sirve para buscarlo y escanearlo.
Referencia	Opcional	La referencia del fabricante, la que viene impresa en la caja (ej. DS-2CE70D0T-PTLXTS). No es tu código: esa es la columna anterior. Sirve para buscar el producto cuando el cliente te la dicta. Se guarda tal como la escribas (las mayúsculas y minúsculas se respetan).
Precio	✅ Sí	Precio de venta al público, en pesos. Ej. 3500 (también sirve 3.500).
Categoría	Opcional	Cómo agrupas el producto (ej. Granos, Aseo). Si la categoría no existe, se crea sola.
Proveedor	Opcional	A quién le compras el producto. Si no existe, se crea solo.
Costo	Opcional	Lo que te cuesta a ti. Con él, los reportes calculan tu ganancia. Si lo dejas vacío queda en 0.
Stock inicial	Opcional	Cuántas unidades tienes hoy. Queda como saldo inicial del producto. Vacío = 0.
Impuesto %	Opcional	El IVA del producto si aplica (0, 5, 8, 19). Vacío = 0.
Unidad	Opcional	Cómo se vende: und (por unidad, es lo normal), kg (por peso), m2 (por metro cuadrado) o m (por metro lineal). Vacío = und.
Códigos de barras	Opcional	El código de barras del producto. Si tiene varios, sepáralos con un espacio. Déjalo vacío para lo que no trae código (granel, servicios…).

Recomendaciones para llenarla bien

• No borres ni renombres los encabezados. El programa reconoce las columnas por su nombre. Puedes cambiar el orden de las columnas, pero deja los títulos como vienen.
• ¿Tienes una plantilla descargada de antes? Te sirve igual. Como las columnas se reconocen por su nombre, a una plantilla vieja solo le faltará Referencia y entrará sin problema (los productos quedan sin referencia, y se la pones después). Si quieres la columna, descarga la plantilla otra vez.
• Una fila por producto. No dejes filas en blanco en la mitad.
• Código interno único y con sentido. Usa un código corto y fácil de recordar (ACR-3MM, TORN-1/4). Si tu programa anterior ya usaba códigos, reúsalos.
• Precios y costos en pesos completos, sin centavos. Da igual si escribes 3500 o 3.500.
• Cantidades con coma decimal cuando el producto se vende por peso o medida: 12,5 kg. No uses punto de miles en las cantidades.
• Unidad correcta: und, kg, m2 o m. Cualquier otra cosa se marca como error.
• Haz un respaldo antes de una importación grande (Ajustes → Respaldo → Crear respaldo), por si quieres volver atrás.

Empieza con pocos para probar

Para tu primera vez, llena 5 o 10 productos, impórtalos y revisa que se vean bien en Inventario. Cuando estés seguro del formato, completa el resto y vuelve a importar.

Todo o nada

La importación nunca deja el inventario a medias: o entran todos los productos del archivo, o ninguno.

Si alguna fila tiene un problema (falta el precio, una unidad rara, un código repetido…), no se importa nada y el programa te muestra la lista de filas a corregir, con el número de fila tal como se ve en Excel y el motivo. Corriges esas filas en el archivo, lo guardas y vuelves a importar. Así nunca quedan productos duplicados ni cargas incompletas.

Errores comunes y cómo resolverlos

El programa dice…	Qué pasó y cómo arreglarlo
«falta el nombre»	Esa fila no tiene nombre. Escríbelo o borra la fila si estaba vacía.
«falta el código interno»	El código interno es obligatorio. Ponle uno a esa fila.
«el precio debe ser un número mayor que cero»	Falta el precio o no es un número. Revisa esa celda.
«el código … está repetido»	Dos filas usan el mismo código interno o de barras. Cámbiale el código a una.
«el código … ya existe en el inventario»	Ese código ya lo tiene un producto que creaste antes. Usa otro, o si es el mismo producto, no lo importes de nuevo.
«la unidad debe ser und, kg, m2 o m»	Escribiste otra cosa en Unidad. Usa una de esas cuatro (o déjala vacía para unidad).
«el stock no es un número válido»	La cantidad tiene letras o símbolos raros. Deja solo el número (con coma decimal si hace falta).
«A la plantilla le faltan columnas obligatorias»	Se borró o renombró un encabezado (Nombre, Código interno o Precio). Descarga la plantilla de nuevo y copia tus datos.

Después de importar

• Los productos quedan listos para vender y buscar de una vez.
• El stock inicial que pusiste queda como saldo de arranque; de ahí en adelante solo cambia con entradas y ventas (ver Inventario).
• Si un producto se vende por peso o medida, revisa que la unidad y el precio por unidad hayan quedado como esperabas.

La importación es solo para arrancar

Está pensada para la primera carga. Para el día a día, agrega productos con Agregar producto y sube stock con Entradas de stock o Entrada por factura.

Importar clientes y proveedores

Funciona igual que la de productos, con dos plantillas separadas: una para clientes y otra para proveedores. Los botones están en el mismo sitio, Ajustes → Respaldo → «Traer datos desde Excel».

Las columnas

Columna	¿Obligatoria?	Qué va aquí
Nombre	✅ Sí	El nombre de la persona o la razón social del negocio. Ej. Panadería La Espiga.
Tipo documento	✅ Sí	Uno de estos cinco: CC (cédula), NIT, CE (cédula de extranjería), TI (tarjeta de identidad) o PP (pasaporte).
Número documento	✅ Sí	Solo números. Puedes escribirlo con puntos o guiones (900.123.456) y el programa los quita. No pongas el dígito de verificación: lo calcula solo cuando el tipo es NIT.
Teléfono	Opcional	Celular o fijo. Es el que se usa para WhatsApp.
Dirección	Opcional	Para el domicilio o la factura.
Correo	Opcional
Cupo de crédito	Opcional	Solo en la plantilla de clientes. Hasta cuánto le puedes fiar, en pesos. Ej. 200000. Vacío = sin cupo.

El documento es obligatorio, y por una buena razón

El documento es lo que identifica al tercero. Sin él, el programa no tiene cómo saber que «Distribuidora ABC» y «Distrib. ABC» son el mismo, y te quedarían dos fichas de la misma empresa.

Un documento repetido NO es un error

Si el documento de una fila ya existe en tu lista, el programa no lo duplica ni te marca error: entiende que es el mismo tercero en otro rol. Es el caso del distribuidor al que además le vendes — queda como una sola ficha que es cliente y proveedor a la vez.

Y algo importante: no te pisa lo que ya tenías escrito. Si esa ficha ya tenía teléfono y el archivo trae otro, se queda el tuyo; solo se llenan los campos que estaban vacíos. Una importación es una migración, no una autoridad sobre datos que ya corregiste a mano.

Al terminar te dice cuántos creó y cuántos actualizó.

Todo o nada, igual que con los productos

Si alguna fila tiene un problema, no entra nada y te muestra la lista de filas a corregir con el motivo.

El programa dice…	Qué pasó y cómo arreglarlo
«el documento es obligatorio: escribe el número»	Esa fila no tiene documento. Ponlo, o borra la fila si estaba vacía.
«el tipo de documento no es válido»	Escribiste algo distinto de CC, NIT, CE, TI o PP.
«elige el tipo de documento»	Hay número pero falta el tipo en esa fila.
«el número de documento solo puede tener números»	Quedaron letras en la celda. Los puntos y guiones sí se aceptan.
«el correo no parece válido»	Falta la @ o quedó un espacio en la mitad.
«A la plantilla le faltan columnas obligatorias»	Se borró o renombró un encabezado (Nombre, Tipo documento o Número documento). Descarga la plantilla de nuevo y copia tus datos.

Después de importar

• Los clientes quedan listos para fiar y para asociarlos a una venta (ver Clientes y Créditos).
• Los proveedores aparecen al registrar entradas de stock y en los productos.
• El cupo de crédito que pusiste ya está activo: al vender a crédito, el programa lo respeta.